Elektronische Entgeltunterlagen: Das sollten Arbeitgeber beachten

Essen – Bereits seit Anfang des vergangenen Jahres sind ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, erklärt, dass diese Regelung in einem engen Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung steht.

Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen.

Die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung – BVV aufgelistet.

https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html

Dazu gehören unter anderem:

– Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
– Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
– Bescheide der Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht,
– Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind,
– Nachweis der Elterneigenschaft.

„Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Person, die dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht, wie beispielsweise Studierende eine Immatrikulationsbescheinigung, soll dies elektronisch tun“, erläutert Steuerberater Roland Franz.

In welchem Format dürfen die Entgeltunterlagen gespeichert werden?

Die Speicherung der Unterlagen soll in analoger Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfolgen, soweit dem keine abweichenden Regelungen im Bereich der Sozialversicherung entgegenstehen. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.

Welche Anforderungen gelten für Unterlagen mit Unterschriftserfordernis?

Steuerberater Roland Franz weist darauf hin, dass für bestimmte Anträge und Erklärungen von Arbeitnehmern die Schriftform erforderlich ist, zum Beispiel für den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringfügiger Beschäftigung. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Erhält der Arbeitgeber den Antrag in dieser elektronischen Form, kann er ihn so zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die die handschriftliche Unterschrift ersetzt. Erstellt werden diese Signaturen durch einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter. Dafür muss der Antragsteller für eine solche qualifizierte elektronische Signatur im Vorfeld seine Identität gegenüber dem Vertrauensdienstanbieter sicher nachweisen. Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur sind die Signaturkarte eines Zertifizierungsanbieters, ein Kartenlesegerät und eine Signatursoftware erforderlich.

„Erhält der Arbeitgeber den Antrag in Papierform, muss er das Dokument in die elektronische Form überführen. Dabei kann der Arbeitgeber die Überführung mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen. Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird die elektronische Signatur mit einem einmaligen Signaturschlüssel erstellt“, erklärt Steuerberater Roland Franz. Die fortgeschrittene Signatur ist technisch ein Software-Zertifikat. Im Gegensatz zur qualifizierten elektronischen Signatur wird keine Signaturkarte und kein Kartenlesegerät benötigt. Das im Meldeverfahren ausgestellte Zertifikat kann hierfür verwendet werden.

Nach der vollständigen Übernahme in die elektronische Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden. „Überführt der Arbeitgeber das Original ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren“, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken.

Wie sind die Dateien der Entgeltunterlagen zu bezeichnen?

Die Entgeltunterlagen sind als Datei mit einem sprechenden Namen zu versehen, um bei einer späteren Anforderung eine einfache und schnelle Zuordnung gewährleisten zu können. Dabei sollten Rückschlüsse auf das Dokument, auf den Namen des Betroffenen sowie auf eine zeitliche Zuordnung möglich sein, zum Beispiel „immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2022“.

Der Dateiname darf max. 64 Zeichen umfassen, wobei einige Zeichen nicht verwendet werden dürfen.

Kann man sich von der elektronischen Dokumentation befreien lassen?

Der Arbeitgeber kann sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/Betriebspruefung/Pruefbueros/pruefbueros.html

Der Antrag kann formlos gestellt werden. Eine Antragsfrist ist nicht vorgesehen, so dass ein Antrag auch noch vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgen kann. Bei entsprechender Befreiung sind spätestens ab dem 1. Januar 2027 die Unterlagen elektronisch zu führen.

Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.

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